Prowadzenie akt osobowych to jeden z kluczowych obowiązków każdego pracodawcy – niezależnie od wielkości firmy. Właściwa dokumentacja kadrowa nie tylko porządkuje relacje między pracodawcą a pracownikiem, ale jest też wymogiem ustawowym. W artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników, jakie dokumenty muszą się w nich znaleźć, jakie obowiązują zmiany prawne oraz jakie błędy są najczęściej popełniane w praktyce.
Czym są akta osobowe pracownika i dlaczego są tak ważne?
Akta osobowe to zestaw dokumentów, które pracodawca gromadzi i przechowuje w związku z zatrudnieniem pracownika. Od stycznia 2019 roku, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, akta osobowe dzielą się na cztery części: A, B, C i D.
Dobrze prowadzone akta osobowe:
- Ułatwiają zarządzanie personelem i procesami kadrowymi,
- Chronią interesy zarówno pracodawcy, jak i pracownika,
- Umożliwiają prawidłowe rozliczenia z ZUS i US,
- Pomagają w razie kontroli PIP lub sporów prawnych,
- Zapewniają zgodność z przepisami RODO i Kodeksu pracy.
Struktura akt osobowych po zmianach w 2019 roku
Od nowelizacji przepisów, akta osobowe powinny składać się z czterech wyodrębnionych części:
Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
To zestaw dokumentów, które zbierane są jeszcze przed podpisaniem umowy. Zalicza się do nich m.in.:
- CV i list motywacyjny,
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia,
- dyplomy, certyfikaty, zaświadczenia o przebytych szkoleniach,
- orzeczenie lekarskie stwierdzające zdolność do pracy,
- potwierdzenie ukończenia szkolenia BHP,
- kopie dokumentów potwierdzających uprawnienia zawodowe.
Część B – dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia
Ta część stanowi trzon akt osobowych. Znajdują się w niej m.in.:
- umowy o pracę i ich zmiany,
- zakresy obowiązków,
- informacje o warunkach zatrudnienia (Art. 29 KP),
- dokumentacja dotycząca urlopów wypoczynkowych,
- wnioski o zmiany etatu/godzin pracy,
- potwierdzenia zapoznania się z regulaminami,
- dokumenty o przyznanych nagrodach czy karach porządkowych.
Część C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy
Tutaj gromadzi się dokumentację dotyczącą rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, w tym:
- wypowiedzenia umowy o pracę,
- porozumienia stron,
- świadectwa pracy,
- potwierdzenia odbioru dokumentów przez pracownika,
- rozliczenia końcowe oraz potwierdzenia wypłaty odpraw lub ekwiwalentów.
Część D – dokumentacja związana z odpowiedzialnością porządkową lub materialną
Nowo wprowadzona część, która zawiera m.in.:
- informację o karach porządkowych (upomnienia, nagany),
- dokumenty dotyczące uznania winy pracownika za szkody wyrządzone pracodawcy.
Forma prowadzenia akt osobowych – papierowa czy elektroniczna?
Obecnie pracodawca może wybierać między prowadzeniem dokumentacji kadrowej w formie papierowej lub elektronicznej. Zmiana ta jest dużym udogodnieniem, szczególnie dla większych firm oraz biur rachunkowych oferujących usługi kadrowo-płacowe.
Forma papierowa nadal jest najczęściej stosowana w małych i średnich przedsiębiorstwach. Wymaga przechowywania dużej liczby fizycznych segregatorów i dokumentów.
Forma elektroniczna zyskuje na popularności – dokumenty skanowane są i przechowywane w systemach informatycznych zgodnych z wymogami bezpieczeństwa. Przed dokonaniem takiej zmiany, należy wypełnić formalności – np. sporządzić protokół przeniesienia akt z wersji papierowej.
Okres przechowywania akt osobowych
Od 2019 roku obowiązują nowe terminy przechowywania dokumentacji pracowniczej:
- 10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.,
- 50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., o ile pracodawca nie złożył raportu ZUS RIA.
Dodatkowo, po zakończeniu okresu przechowywania, pracodawca zobowiązany jest do przekazania oryginalnych akt osobowych pracownikowi albo ich zniszczenia w sposób chroniący dane osobowe.
Najczęstsze błędy popełniane przy prowadzeniu akt osobowych
W praktyce wiele firm, zwłaszcza bez wsparcia specjalistów od kadr dla firm, popełnia błędy, które mogą skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi lub finansowymi, np. podczas kontroli PIP.
1. Brak podziału akt na część A, B, C, D
Nowe przepisy wymagają precyzyjnego podziału dokumentów – wiele firm dalej przechowuje wszystko w jednym segregatorze, co może być uznane za nieprawidłowość.
2. Gromadzenie nadmiarowych danych
RODO ogranicza katalog danych, jakie można zbierać od pracownika. Np. nie wolno żądać numeru dowodu osobistego czy zdjęcia bez uzasadnienia.
3. Niewłaściwe zabezpieczenie dokumentacji
Akta muszą być odpowiednio zabezpieczone – zarówno wersja papierowa (zamykane szafy, dostęp tylko dla upoważnionych osób), jak i elektroniczna (szyfrowane nośniki, systemy z dostępem opartym o uprawnienia).
4. Nieaktualizowanie dokumentów
Brak bieżących informacji o zmianie adresu zamieszkania, liczby dzieci (np. do celów ulgi podatkowej) lub danych kontaktowych może mieć realne konsekwencje dla rozliczeń finansowych czy korespondencji.
Praktyczny przewodnik: krok po kroku jak prowadzić akta osobowe
Oto krótki i efektywny plan działania, jak prowadzić dokumentację kadrową w sposób zgodny z przepisami i wygodny organizacyjnie:
- Stwórz szablony dokumentów – umowy, zakresy obowiązków, informacje o warunkach zatrudnienia, itp., aby ujednolicić i usprawnić proces.
- Wprowadź politykę zarządzania dokumentacją – kto odpowiada za prowadzenie akt? Jak wygląda proces aktualizacji dokumentów?
- Podziel akta zgodnie z przepisami – cztery osobne części (A, B, C, D), najlepiej w osobnych skoroszytach lub zakładkach.
- Zadbaj o dodatkowe zabezpieczenia – fizyczne i elektroniczne, także zgodnie z RODO.
- Rozważ wdrożenie systemu elektronicznego – szczególnie jeśli zatrudniasz więcej niż kilkunastu pracowników lub korzystasz z outsourcingu.
- Szkol pracowników odpowiedzialnych za kadry – przepisy często się zmieniają, dlatego aktualna wiedza to podstawa.
Kiedy warto zlecić prowadzenie akt osobowych na zewnątrz?
Outsourcing usług kadrowych i płacowych to coraz częstszy wybór zwłaszcza wśród małych i średnich przedsiębiorstw. Dzięki współpracy z zewnętrzną firmą, oferującą usługę kadr i płac, można mieć pewność, że akta są prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz najnowszymi wytycznymi.
Taki model współpracy:
- zmniejsza ryzyko błędów i kar od instytucji kontrolnych,
- zwalnia z konieczności ciągłego śledzenia zmian w przepisach,
- pozwala skupić się na rozwoju firmy, zamiast na dokumentacji.
Podsumowanie: prowadzenie akt pracowniczych bez błędów
Akta osobowe to nie tylko obowiązek formalny – to systematyka i bezpieczeństwo w obszarze relacji pracowniczych. Prowadzenie ich zgodnie z aktualnymi przepisami wymaga wiedzy, konsekwencji i dobrej organizacji. Błędne lub niedbałe praktyki mogą kosztować firmę wiele – od strat reputacyjnych po kary finansowe.
Jeśli nie masz pewności co do poprawności dokumentacji, warto skorzystać z pomocy profesjonalnych doradców lub usług outsourcingowych. Dobrze poprowadzone kadry i płace to gwarancja bezpieczeństwa, spokoju i skupienia się na tym, co ważne – rozwoju Twojego biznesu.
